Ekonominin Can Damarı: Aile Şirketleri-3

Kıymetli okuyucum,

Bilindiği üzere geçen iki haftada aile şirketleri konusuna bir başlangıç yapıp , yaşanan sorunların kaynağını yazmıştık. Bu hafta ise aile şirketlerindeki kurumsallaşma konusunu ele alacağız.

Aile şirketlerini kuran liderlerin; şirketlerinin ikinci, üçüncü, dördüncü ve daha sonraki  nesillere  geçmesini ve hayatiyetini devam ettirmesini isteyip istememesi konumuzun temel sorusudur.  Şöyle ki kendisinden sonrası olacaklar onu ilgilendirmiyorsa çokta yapılacak bir şey yok demektir. Liderin ölümüyle birlikte şirket; bazen yavaş yavaş, bazen de hızlıca tasfiye olur. Bu tasfiye ya şirketin başkalarına satılması, ya da zarar ederek kapanması şeklinde olacaktır.  

Kurucu lider şirketin gelecek nesillere sağlıklı bir şekilde geçmesini ve hayatiyetini devam ettirmek isterse çözüm yollarını bulması kolaylaşacaktır. O zaman  şirket kurumsallaşmaya da evet diyecektir.  Ancak bu durumun uygulamaya geçirilmesi söylendiği kadar kolay  olmayacaktır.

Kurumsallaşmaya karar verildiğinde; şirket tek kişinin beynindeki bilgiler ve kararlarıyla her şeyi idare eden bir yapıdan kaide ve kuralların geçerli  olduğu bir yapıya geçileceğinin de  bilinmesi gerekir. Bu yapı biraz da bürokratik olacaktır. İş ve işlemlerin yapılmasının yazılı kuralları olduğu, her şeyin yazılı olduğu bir düzen demektir. İlk bakışta bu durum patronların hareket kabiliyetini sınırlandırdığı  gibi  algılanabilir.

Kurumsallaşma bir süreçtir. Yapılan çalışmalar aşama aşama ve uygulamadaki aksaklıklar düzeltilerek ilerlemesi gerekir. Çünkü geçiş süreçleri bir hayli sancılı olabilmektedir.

Kurumsallaşma sürecini adım adım yapılacakları izah etmeye çalışalım.

 Öncelikle kurumsallaşma projesini  yürütecek işin ehli, tecrübeli ve patronun güvendiği bir danışman seçimi ile işe başlanmalıdır. Bu danışman şirket dışından olduğu için üçüncü göz görevi de görecektir. Olağan görünen işleyişdeki yanlışları ve eksiklikleri daha rahat görecektir. Bu nedenle kurumsallaşma çalışmalarına olumlu katkısı olacaktır.

Yapılan kurumsallaşma çalışmalarının temel ilkeleri olacaktır. Bu ilkelere uyulması halinde  çalışmalar olumlu sonuç verecektir.

Kurumsallaşmanın Temel ilkeleri özetle;

-Adillik İlkesi ; Şirket yönetiminin bütün hak sahiplerine eşit davranmasıdır. Bu ilke azınlık hissedarların haklarının korunması için yapılan sözleşmelerin uygulanmasını ifade eder.

-Şeffaflık  İlkesi ; Şirketin kamuya doğru, açık, karşılaştırılabilen bilgilerini paylaşılmasıdır.

-Hesap Verebilirlik İlkesi; Yönetim Kurulu ve tepe yöneticilerin performanslarının bağımsız şekilde izlenmesi, tepe yöneticilerin hissedarlara hesap verebilirliğinin tesis edilmesi,

-Sorumluluk İlkesi ; Şirket hissedarları için değer üretirken, toplumsal değerleri yansıtan kanun ve düzenlemelere uyum gösterecek şekilde faaliyet göstermesidir.

Bu sayılan ilkeler doğrusunda   Kurumsallaşma çalışmalarında  izlenecek yol;

-İstişare (Ortak Akıl) Toplantıları :

Bu toplantılar; Şirket ortaklar ile profesyonel

olarak çalışanların bir araya gelerek şirketin misyonu ve vizyonunun belirlendiği toplantılardır. Bu toplantıların patron , çalışan olarak ayırım gözetmeksizin herkesin fikrini açık açık ortaya koyabildiği ve rahatlıkla tartışmaların yapılabildiği platform olması gerekir. Şirketin bu gün ne yapmak istediği, gelecekte kendisini nerede görmek istediğinin belirlendiği  orijinal fikirlerin ortaya çıkmasına zemin hazırlayan toplantılardır.

Bu toplantıların süre ve sayı sınırı olmadan yapılması, oldu bittiye getirilmeden yol haritalarının  ( misyon ve vizyonun) belirlendiği  zamana kadar devam ettirilmesi gerekir.

Bundan sonra aşama aşama kurumsallaşma çalışmalarına başlanır.    

-Şirketin  birimlerin yapılandırma  çalışmaları

İnsan kaynakları birimi; Şirketlerin faaliyet alanları üretim, ticaret veya hizmet sektöründe olabilir. Faaliyet alanına göre yapılandırılacak birimlerin önceliği farklılaşır. Ancak insan kaynakları birimi bütün şirketler için aynı öneme sahiptir. Onun için İnsan kaynakları biriminin yapılandırılmasıyla başlanılması gerekir.

Şirkette çalışanların ve gelecekte çalışacakların verimlerini   en üst düzeye çıkarmak için yapılacakların belirlenmesi  gerekir. Bunun için şirketin çalışanını  tahmin edecek ücret politikasının  olması, kariyer sistemin bulunması, çalışanların eğitim ve gelişim politikasının belirlenmesi gerekmektedir.  

 Bunu da bordro yapan, izinleri takip eden bir personel birimi ile yapılması mümkün değildir. Bu birim iş tanımlarını yapan, işe alımlarda izlenecek prosedürleri hazırlayan, performans değerlendirmelerini, ödül ve ceza sistemini hazırlayan, yöneticilere çalışma hayatı ile ilgili bilgilendirmeleri yapan özetle yöneticilerin eli ayağı olan bir birim haline gelmesidir.

- Pazarlama-satış birimi; ürünlerin ve hizmetlerin müşterilere ulaşmasını sağlayan sonuçta müşteriler memnun olurken şirketin para kazanmasını sağlayan birimdir. Bu akışın düzenli ve sürekli olabilmesi için işini iyi bilen sistemli çalışan bir ekip ile bu mümkün olur. Diğer bir ifade ile kurumsallaşmış satış organizasyonun olması gerekir. Ayrıca pazarlamanın bir stratejisi olmalıdır. Pazarlama satış ekibinin başarılı olması, şirketin finans  ve bilgi teknolojileri alt yapılarının tamamlanmış olmasına bağlıdır. Bu birimlerin her ay yönetime ürün bazında ayrıntılı satış ve karlılık durumda raporları  vererek piyasa hakkında  taze bilgi akışı sağlamalıdır.

- Finansman-muhasebe birimi;  Şirketlerin öz sermaye faaliyeti devam ettire bilmesi için  yeterli mi?  Şirketin   kısa  ve uzun vadeli borçlarının durumu nedir? Borçlar rahat çevrilebiliyor mu? Alacak ve borçlar ile stokların takipleri sağlıklı takip ediliyor mu? Bu gibi sorulara sağlıklı cevap verebilen bir birim oluşturulması gerekir. Bunun için bilgi teknolojilerine yatırım yapılması, bu teknoloji çok iyi kullanan elemanlara sahip olunması önem arz eder.

- Üretim birimi ; Şirket bir üretim faaliyetinde bulunuyor ise en önemli birimi burasıdır.  Bu birimin işleyişinin sağlıklı olup olmadığının anlamanın yolu aşağıda sıraladığımız sorulara verilen cevapların olumlu olmasına bağlıdır.

.  Kullanılan üretim teknolojileri durumu nedir?

. Üretim miktarı;  ülke içerisindeki  rakiplere göre ne durumda ? Dünya piyasalarındaki rahiplerine göre ne durumda?

 . Üretilen ürünlerin  satış hedefleri yerel mi? Bölgesel mi? Uluslar arası mı?

 .  Hedeflere ulaşmak için üretim maliyetleri rekabete uygun mu?

  . Üretilen ürünlerin kalitesi dünya ile boy ölçüşebilecek durumda mı?

 . Üretilen ürünlerin çeşitliği ve bilinirliği (markası) nasıl durum da?

            .  Araştırma ve gelişme çalışmalarına yeterli düzeyde yatırım yapılmış mı?

Verilen cevaplardan olumsuz olanları varsa, onların olumluya dönüştürülmesi gerekir.

-Satın alma birimi : Atalarımız bir sözü vardır. ‘Mal alırken kazanılır.’ Bu nedenle  ürün ve hammadde tedariki çok önemlidir. Maliyeti oluşturan temel öğedir.  Günümüzde rekabetin  ne denli zor olduğu bilinen bir gerçektir. Bu şartlarda yapılacak satın almalarda Pazar araştırmalarının çok sıkı  yapılması gerekir. Yapılan araştırmalar sonucu belirlenen tedarikçiler seçilmelidir. Tedarikler konusunda şu hususlara dikkat edilmesi gerekir.

İstenilen ürünün fiyatının uygun olan, yapılan anlaşmalara uygun ve sürekli öngörülen sürelerde teslim yapabilme kapasitesi bulunan, satış sonrası servis hizmetlerini sunan, ürün kalitesinin sürekliliği  gibi hususları sağlayan  tedarikçiler ile çalışılmalıdır.

 -Diğer birimler ;Şirketlerin büyüklüklerine ve faaliyet alanlarına göre değişebilen birimler oluşturulabilir. Bunlar destek hizmetleri gibi birimler olabilir. Bu birimlerin de yeniden yapılandırılması gerekir.

  Bütün bu yapılandırma çalışmalar tamamlandı. İş ve işlemler tanımlandı. Belirlenen kural ve kaidelere patron ve yakınları (aile fertleri) çalışlardan daha sıkı uymaları halinde anlam kazanacaktır. Yoksa yalnız çalışlar için belirlenmiş gibi bir algı oluşursa çalışmalar başarısızlığa mahkum olunur.

Şirketti bu günlere getiren lider patron ve ailenin diğer fertlerinin hissedarlık ve yönetimdeki yerleri , görev alma ve yükselme ile diğer hususların yapılacak çalışmalar ile bütün konuların ayrıntılı ele alındığı ve bütün aile fertlerinin imzalarının olduğu bir AİLE ANAYASI’ nın oluşturulmasıyla mümkün olacaktır.

(Devamı  Aile Anayasası hazırlanması)